Factorías Vulcano y Astilleros de Mallorca se han presentado hoy como casos de éxito de la gestión documental dentro del evento "Gestión de Documentos y Procesos en el Sector Naval", que se ha celebrado en el Club Financiero de Vigo bajo la organización de Canon. La responsable de "I+D+i" de Factorías Vulcano, María Pérez de Lama, y el responsable de Sistemas de la Información de Factorías Vulcano, Fernando Vázquez, explicaron el proceso que desde hace cinco años están llevando a cabo en el astillero para que la información de su ingente base de datos "esté organizada, procesada y dirigida a las personas adecuadas".
La jubilación y prejubilación de los cargos intermedios que tenían en su poder mucha información y conocimiento, el carácter tradicionalista del sector y "un mal salto generacional" son los factores que hacían necesario un proyecto de mejora de la gestión documental, ha dicho Lama. "Therefore", la plataforma elegida por adecuarse más a la estructura poco jerárquica de Factorías Vulcano, permite diseñar de forma personalizada la estructura de la base de datos, que en el caso de Vulcano se organiza en tres bloques: los datos del área comercial, la biblioteca general de documentos y el archivo de expedientes.
Tras una fase de investigación, la creación de un diccionario específico de lenguaje documental y el diseño de la estructura documental, se están formando en pequeños grupos a los distintos departamentos de la empresa, alcanzando en torno al 20% de la gestión documental en esta segunda fase de implementación. Automatizar el reenvío de comunicados y artículos sobre el sector, acotar el acceso a la información según el cargo en la empresa y la facilidad para encontrar la información que se necesita son ventajas de este sistema de gestión documental, según los representantes de Vulcano. En el caso de las fichas de seguridad de los distintos productos, la plataforma permite acceder a ellas desde los dispositivos móviles, una ventaja crucial para el sector naval, pues la normativa obliga a los trabajadores a tener esta información siempre presente en el punto de trabajo.
La directora del departamento de Técnico-Gestión de Astilleros de Mallorca, Lucía Mingot, explicó el proyecto de gestión documental de su empresa, que permite el trabajo de forma flexible, rápida y coordinada entre los distintos departamentos y la homogeneización de los procesos para ganar tiempo, automatizar el procesamiento de las facturas y ganar en seguridad y control sobre los documentos. También han intervenido el Regional Sales Manager de Canon España, Gerard Enríquez, y el consultor del Sector Naval Marcos Alvarado. Han asistido a la jornada, celebrada hoy en el Club Financiero de Vigo, 80 representantes de 30 empresas nacionales del sector astillero, que han tenido la oportunidad de compartir con los expertos las experiencias e inquietudes sobre la gestión documental de sus empresas. E
