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Expensya: la gestión eficiente de las notas de gastos

Sábado, 15 Agosto 2020 13:25
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La gestion de notas de gastos es una de las tareas más engorrosas para cualquier departamento administrativo. Controlar y contabilizar estos gastos supone una carga de trabajo notable para el departamento de administración y para los responsables directos de los que están obligados a presentarlas. Con las notas de gastos, los trabajadores desplazados rinden cuentas a sus superiores de los gastos que han tenido en sus viajes: tiques de restaurantes, facturas de hotel, kilometrajes.

 

Normalmente, todos estos gastos están documentados en soporte papel, y los números se llevan a un informe Excel para presentarlos a los superiores. Las facturas hay que recopilarlas, agruparlas y anotarlas. Posteriormente, ese informe de gastos, junto con las facturas en papel, son revisadas por el jefe del trabajador desplazado, que le dará su visto bueno antes de pasarlo al departamento de contabilidad. Aquí volverá a manipularse el mismo papel – la tercera vez- y se contabilizará según proceda.

 

Finalmente, las facturas se deben archivar. Todo este trasiego de papel implica muchas horas de dedicación de diferente departamentos. También la gestión de grandes cantidades de papel que ocupan mucho espacio en los archivos.

 

La digitalización de las notas de gastos

Con la aparición de Expensya, se acabó con este gran problema. Esta aplicación, que funciona tanto en móvil como en aplicación Web, ha supuesto un antes y un después en la gestión de las notas de gastos. Con la cámara del móvil hacemos una foto de la factura o tique.

 

El potente OCR con el que cuenta la aplicación es capaz de extraer toda la información que contiene la factura, archivando y clasificando según el tipo de gasto que sea. Es capaz de reconocer fechas, importes, porcentajes de IVA, datos del emisor, etc. Esto nos ahora tener que teclear información a mano.

 

La información se sube a la nube y está disponible en tiempo real. Esa información después se puede volcar automáticamente al programa de contabilidad o ERP, lo que facilita enormemente el trabajo de este departamento. También estará disponible para los otros departamentos implicados y supervisores, todo ello sin tener que manipulara papel ni teclear más información.

 

Expensya es multidivisa lo que supone que podemos anotar facturas de gastos en diferentes monedas. Esto simplifica notablemente la rendición de cuentas de los trabajadores desplazados al extranjero. Expensya puede funcionar online y ofline. Si el trabajador desplazado no tiene cobertura móvil puede seguir escaneando facturas que se guardarán en local y que se volcarán a la nube en cuanto tenga conexión de datos.

 

Con Expensya podemos llevar un control en tiempo real de los gastos que tienen los trabajadores desplazados, ya que, a medida que estos van subiendo las facturas a la nube, los responsables pueden acceder a ellas sin tener que esperar a que el trabajador vuelva. Expensya se puede integrar con los programas de contabilidad más conocidos, pero también se pueden hacer desarrollos a medida para integrarlos con software más específicos. La integración de Expensya con otras aplicaciones no para de crecer, todo ello gracias a la enorme popularidad que está adquiriendo esta aplicación que ya usan miles de empresas en todo el mundo.

gestion de notas de gastos

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